Как создать индекс в Word 2016
- Категория: Учебники
Индекс может значительно улучшить доступность книги или документа, поскольку в нем перечислены важные слова и фразы, а также номера страниц, на которые они ссылаются.
В настоящее время я пишу свою первую книгу о конфиденциальности Windows 10, и одна из вещей, которые я действительно хотел добавить к ней, - это указатель наиболее важных слов и фраз, чтобы пользователи могли использовать указатель в качестве ссылки на искать информацию быстро.
В Microsoft Word 2016 есть опции для создания индекса; сам процесс совсем не сложен, но все же может сбивать с толку, как начать.
Создание индекса в Word 2016
Хотя вы можете создать указатель в любое время, я предлагаю вам создать его после того, как вы закончите писать и редактировать книгу или документ.
Можно обновить индекс, если вы запустили его во время процесса написания или редактирования, но если вы сделаете это после того, как закончите, вам не нужно этого делать, и обычно это намного проще и быстрее.
Для начала откройте документ в Word 2016. Теперь создание индекса состоит из двух частей. Вы отмечаете записи, которые хотите включить в индекс первыми, а затем генерируете индекс из отмеченных записей.
Перейдите на вкладку ссылок, чтобы начать. На этой вкладке вы найдете индексную группу инструментов. Самым важным для первого шага является «отметка входа». Каждый раз, когда вы выбираете его, вы сообщаете Word, что хотите, чтобы выделенный текст был частью индекса.
Вот как это делается:
Шаг 1: Отметьте текст, который вы хотите включить в указатель, а затем выберите «отметить запись».
Это довольно просто. Просто выделите текст в документе и затем нажмите отметку. Вы можете быстро выделить отдельные слова, дважды щелкнув слово.
Шаг 2 : Настроить запись индекса
Word открывает окно «Отметить индексную запись», которое вы можете использовать для настройки записи. Если вы просто хотите, чтобы текст был проиндексирован, нажмите кнопку отметки, чтобы закончить с этим.
Вы можете изменить формат номера страницы (полужирный или курсив для выделения определенного текста), добавить подстатью или использовать функцию «Отметить все» для автоматизации процесса.
Word отображает текст, помеченный XE «ТЕКСТ», чтобы вы знали, что он уже отмечен.
Вы можете отключить знаки абзаца и другую скрытую информацию о форматировании на Главной> Показать / Скрыть или с помощью сочетания клавиш Ctrl- (
Шаг 3 : Повторить процесс
Просмотрите документ и отметьте текст, который вы хотите включить в указатель. Хотя вы можете несколько автоматизировать это, я предлагаю вам этого не делать, поскольку таким образом вы получаете больший контроль над индексацией.
Да, создание индекса займет больше времени, но результат будет лучше.
Шаг 4 : Добавить указатель в документ Word
Как только вы закончите отмечать текст в документе Word, вы можете добавить к нему индекс. Перейдите в то место в документе, в котором вы хотите отображать указатель.
Выберите «Ссылки»> «Вставить указатель», чтобы добавить его в указанное место. Word загружает окно конфигурации, которое можно использовать для настройки индекса.
Вы можете использовать его, например, для изменения количества столбцов или выбора другого шаблона формата для индекса. Предварительный просмотр отображается в окне, чтобы вы знали, как он выглядит в документе при внесении изменений.
Шаг 5 : Исправить ошибки
Я предлагаю вам после этого просмотреть указатель, чтобы исправить любые проблемы, которые вы можете заметить. Базовый пример - несколько проиндексированных записей, которые относятся к одному и тому же типу информации, например реклама, реклама и реклама.
Исправлять ошибки легко. Перейдите в то место в документе, которое вы хотите изменить, и просто измените его в тексте (часть XE). Это изменяет отмеченную запись.
Все, что нужно сделать, это выбрать индекс и нажать кнопку «обновить индекс», чтобы применить изменения. XE определяет запись, и она может отличаться от выделенного текста. Итак, чтобы унифицировать текст, который должен быть указан под одной записью индекса, просто измените элементы XE и затем нажмите кнопку обновления индекса, чтобы применить изменения.